Como organizar o financeiro da empresa?

Manter o cuidado financeiro é imprescindível para o futuro do negócio e para ser mais assertivo nos novos projetos; confira algumas dicas de como organizar o financeiro da empresa

Empreender é o sonho de muitas pessoas e ele costuma vir junto do medo. Como garantir que um estabelecimento será bem-sucedido? Para ter tudo no controle e almejar o sucesso, saber organizar o financeiro da empresa e ter um planejamento adequado é fundamental para todos os tipos e tamanhos de empreendimentos.

Entre todas as obrigações de um empreendedor, é necessário ter o mínimo de ciência sobre como gerenciar uma equipe, pagar funcionários e colaboradores, cuidar do espaço alugado para a empresa e, acima de tudo, administrar as finanças.

Neste artigo, vamos falar sobre a importância da organização e dar dicas de como organizar o financeiro da empresa, para que ela não quebre e se mantenha ativa por muitos anos.

Organização financeira: por que é tão importante?

Quando se monta um negócio, é preciso ter em mente quais serão as tarefas básicas e de rotina, especialmente no que diz respeito ao dinheiro. Por exemplo, todos os meses será necessário pagar o aluguel, certo? Coloque este custo na planilha, juntamente com todos os outros considerados fixos.

Isso pode parecer simples, mas ter todos os recebimentos e gastos, isso é, as entradas e saídas planilhadas possibilita uma melhor visualização e mais previsibilidade da companhia. Com isso, é viável fazer planejamentos com mais clareza e assertividade.

Veja aqui quais as estimativas de gastos mensais de uma sala comercial.

Como organizar o financeiro da empresa?

Tenha um plano

Para começar, tenha um planejamento financeiro. Como no início será apenas uma previsão, tente fazer o mais realista possível. Estabeleça quais as necessidades da empresa, as expectativas de ganhos mensais, os custos e as despesas.

Com o tempo, esses valores se tornarão reais e ficará mais fácil trabalhar com eles. Anote tudo, desde as contas grandes e fixas ao pó de café comprado para a cozinha. Tudo o que diz respeito à empresa deve estar em uma planilha – e, se possível, separado em diferentes categorias.

Saiba interpretar o que é custo da empresa (produtos, estoque, insumos) e o que é despesa (contas, como a de energia, salários de colaboradores e impostos).

Visualizar os números ajuda na hora da organização e do planejamento futuro. Por isso, acompanhe sempre os indicadores financeiros e realize as projeções periodicamente.      

Você sabe qual a importância da conciliação bancária para sua empresa?

Separe o pessoal do profissional

Este é um dos erros principais das empresas, principalmente das pequenas iniciantes. Tenha as contas separadas e evite utilizar verba da empresa para questões pessoais e vice-versa.

Misturar essas notas pode trazer problemas, principalmente na hora de prestar contas com o Imposto de Renda, ou mesmo desfalcar o caixa da companhia.

Precifique os serviços ou produtos de forma sensata

Essa é uma das tarefas mais difíceis dos empreendedores, principalmente os de serviços. Colocar um valor naquilo que se estudou e dedicou tempo para aprender a fazer pode ser difícil, mas deve acontecer de forma consciente e com o pé no chão.

Defina um valor que esteja de acordo com o mercado e atrativo aos clientes. Para isso, tire alguns minutos para analisar e comparar com os concorrentes na ativa e para pensar no tempo gasto na execução.

Tente não colocar o preço muito baixo – pois não dará lucro -, nem muito acima para não destoar muito de quanto o mercado cobra e fazer com que os possíveis clientes busquem pela concorrência. Estabelecer uma média é o ideal e, com o tempo, é possível ajustar da melhor forma, de acordo com a sua estratégia de público-alvo.

Quer saber quais os melhores negócios para empreendedores iniciantes?

Fique atento às datas e aos prazos

Tanto de pagamento quanto de recebimento, esteja sempre ligado. 

Quite todas as contas fixas sem atraso e realize os pagamentos dentro dos prazos planejados e combinados. Nada mais chato do que atrasar o pagamento de colaboradores ou de fornecedores.

Tão ruim quanto é deixar de receber. Sendo assim, esteja atento às datas e realize as cobranças quando necessário. Afinal, ninguém deve trabalhar de graça, não é mesmo?

Corte gastos desnecessários

Por mais óbvio que pareça, é sempre possível dar uma enxugadinha nos gastos. Com os valores planilhados, fica mais fácil analisar os números e rever o que não é extremamente necessário para a empresa, que pode ser um gasto extra e pode ser eliminado.

Se possível, faça uma separação de verbas por área no negócio. Assim, visualização dos aportes e a escolha do que cortar é facilitada.

Mantenha um equilíbrio nos estoques

Trabalha com estoque de produtos? 

Tenha todos esses números nas planilhas, para melhor controle do que entra, do que sai e do que precisa ser reposto. Ter um bom planejamento nesse setor é importante para não ficar com estoque muito grande e sofrer possíveis perdas, nem com estoque desfalcado e afastar os clientes. 

Lembre-se de considerar as sazonalidades, para dosar bem as quantidades adequadas para cada período do ano. Procure entender o que seus clientes buscam para estabelecer as melhores quantidades e os períodos ideais de reposição.

Use a tecnologia a seu favor

Percebe-se que muito do que envolve esta área está ligado a processos e a cuidados. É por isso que a tecnologia pode ser uma grande amiga nessa empreitada.

Um dos cuidados fundamentais é o uso de softwares voltados à gestão financeira, que emitem alertas em caso de irregularidades ou situações que fujam do tradicional.

Além disso, a tecnologia apoia para cumprir todos os requisitos de compliance exigidos por uma empresa, evitando multas ou outras despesas adicionais.

Você conhece o calendário fiscal da sua empresa?

Mesmo que o negócio tenha um departamento para cuidar e organizar o financeiro da empresa, é imprescindível que os donos tenham conhecimento da organização financeira e do andamento dos negócios de perto, para tomar as melhores decisões e garantir que a companhia esteja sempre no azul. 

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