LGPD nas empresas: o que saber e como se precaver

Entenda os principais pontos da Lei Geral de Proteção de Dados, quais informações são protegidas e o que as empresas precisam fazer para tratar dados pessoais de forma adequada

Empresas lidam diariamente com dados de clientes, colaboradores, fornecedores e parceiros. Ter cuidado na gestão dessas informações é imprescindível para não infringir a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), criada justamente para proteger esses dados por meio de regras de coleta, armazenamento, uso e compartilhamento de informações pessoais de terceiros.

Mas por que a LGPD nas empresas é tão importante? Porque o descumprimento da lei pode gerar multas e outras sanções, além de comprometer a relação de confiança com clientes, profissionais e parceiros.

Por isso, se adequar ao que determina a legislação envolve processos e tecnologia, mas também depende da conscientização de todos os profissionais envolvidos com dados pessoais.

O que é LGPD?

Sancionada em 2018, a Lei nº 13.709, conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, aborda o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, seja por pessoa física ou pessoa jurídica de direito público ou privado.

A lei tem como objetivo “proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural”.

Quando se fala em tratamento de dados, faz-se referência a toda operação realizada com as informações coletadas: do recolhimento à propagação em qualquer meio. 

Isso significa que ações aparentemente simples, como cadastrar um cliente, armazenar o currículo de um candidato ou compartilhar informações de um colaborador entre diferentes setores, também precisam seguir critérios estabelecidos pela legislação.

Quais dados são protegidos pela LGPD?

A LGPD considera dado pessoal qualquer informação relacionada a uma pessoa natural identificada ou identificável. Nome, CPF, telefone, endereço, e-mail e informações profissionais são alguns exemplos que fazem parte dessa categoria.

Há ainda os chamados dados pessoais sensíveis, que exigem atenção especial por poderem gerar impactos mais significativos para seus titulares. São informações relacionadas, por exemplo, à origem racial ou étnica, religião, vida sexual, opinião política, saúde e dados genéticos ou biométricos.

Para as empresas, isso significa que não basta saber quais informações estão armazenadas. É necessário compreender por que elas são coletadas, qual é a finalidade do tratamento, quem pode acessá-las e por quanto tempo devem ser mantidas.

Como a LGPD impacta as empresas?

A aplicação da LGPD nas empresas alcança diferentes áreas e processos. 

O RH, por exemplo, trabalha com informações pessoais desde o processo seletivo, passando pela admissão e gestão dos colaboradores. Dados de folha de pagamento, benefícios, documentos e informações cadastrais precisam ser tratados com segurança e finalidade adequada.

Marketing e vendas também lidam frequentemente com dados de clientes e potenciais consumidores, enquanto os setores financeiro e administrativo podem ter acesso a informações bancárias, documentos e contratos.

Por isso, a adequação à LGPD não deve ser considerada uma responsabilidade exclusiva de determinado departamento, como o TI ou o jurídico. Todos os profissionais que coletam, consultam, alteram, armazenam ou compartilham dados precisam conhecer as regras aplicáveis às suas atividades.

O que as empresas precisam fazer para se adequar?

Alguns ajustes devem ser considerados para que o processo ocorra sem intercorrências, desde a coleta dos dados até o seu eventual uso. Para isso, a empresa precisa:

– Conhecer os próprios processos: identificar quais dados pessoais coleta, de onde eles vêm, onde são armazenados, quem tem acesso e, especialmente, com quais finalidades são utilizados.

– Revisar procedimentos e identificar pontos que precisam de ajustes.

– Estabelecer critérios de acesso às informações, evitando que dados pessoais fiquem disponíveis para pessoas que não precisam deles para realizar suas funções.

– Cuidado com a segurança: recursos tecnológicos, controles de acesso, mecanismos de proteção e procedimentos para lidar com incidentes ajudam a reduzir os riscos de acesso indevido, perda ou vazamento de informações.

– Orientação aos colaboradores: com treinamentos internos e políticas de uso que ajudem a transformar a proteção de dados em uma prática incorporada à rotina, evitando situações como compartilhamentos indevidos, senhas expostas ou armazenamento inadequado de documentos.

– Transparência: o titular deve receber informações claras sobre o tratamento de seus dados, respeitando as bases legais e demais requisitos previstos na legislação.

Quais são as consequências do descumprimento?

O descumprimento da LGPD nas empresas pode resultar em diferentes sanções administrativas, aplicadas conforme as circunstâncias de cada caso. Entre elas, estão advertência, bloqueio ou eliminação dos dados pessoais envolvidos na infração, multa e, ainda, outras penalidades previstas na legislação.

Mas os impactos para uma empresa vão além das sanções financeiras. Um incidente envolvendo informações pessoais prejudica a reputação organizacional e afeta a confiança de clientes, colaboradores e parceiros.

Por isso, trabalhar de forma preventiva é fundamental. A proteção de dados deve fazer parte dos processos organizacionais e ser revisada conforme surgem novas tecnologias, operações e formas de relacionamento com os titulares.

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(Imagem: Pexels)